Vous utilisez l’application notion tous les jours mais vous souhaiteriez vraiment la maitriser ? Voici 100 astuces pour l’utiliser comme un pro et gagner en productivité
Ajouter un élément sans utiliser sa souris : la commande « / »
Ok la souris c’est pratique, mais en utilisant son clavier on gagne énormément de temps ! Preuve en est, vous utilisez certainement Ctrl + C, Ctrl + V non ?
Une autre astuce utile est la commande slash (/). Elle vous permet de choisir différentes actions comme « Todo », « Page », « Toggle », etc. Par exemple, si vous voulez créer une page, tapez « /page ».
Pour ceux qui veulent passer du niveau police nationale à Néo dans Matrix :
- cliquez quelque part sur votre page
- tapez « /heading1 »
- Entrer
Vous venez d’ajouter un titre 1 à votre page !
Mais la magie ne s’arrête pas là. Vous pouvez vous contentez d’une descirption approximative de l’élément. Par exemple « /h1 » aurez eu le même résultat. Et « /td » fonctionne très bien pour une To do list. Cool non ?
Rechercher rapidement dans tout Notion
La recherche rapide de Notion est très efficace. Pour y accéder, cliquez sur l’icone Loupe. Et comme elle est vraiment utile, vous pouvez même y accéder avec le raccourci Ctrl + P sur Windows, et Cmd + P sur Mac.
Ajouter un séparateur vertical
Notion dispose d’un élément de séparation horizontale (le fameux « Divider »), mais pas de séparateur vertical, au moment où j’écris cet article.
Heureusement, tel David Copperfield à Las Vegas, il est possible de créer l’illusion.
Il faut d’ajouter un élément « Quote » et sauter des lignes avec « Shit + Enter ». Placez ensuite cet élément comme une nouvelle colonne (colonne qui ne contiendra qu’un séparateur vertical) ! Done !
Vous êtes clostrophobe ? Travaillez en pleine largeur
Soyons honnête : le style de mise en page par défaut est un peu étouffant. C’est un problème ultra simple à résoudre : clique sur les trois petits points en haut à droit, et selctionnez « Full width ». Ca va mieux non ?
Activer le mode sombre
Tout d’abord, activez le mode sombre pour une meilleure expérience visuelle. Allez dans les paramètres, puis dans Apparence, et sélectionnez Lumière/Sombre. Encore plus rapide : utilisez la commande ⌘ ⇧ L.
Créer des colonnes
Si vous voulez créer des colonnes pour une meilleure lisibilité, déplacez simplement votre bloc à côté d’un autre bloc et le format colonne apparaîtra instantanément.
Modifier la largeur de page
Pour élargir votre page, cliquez sur les trois petits points en haut à droite et cochez « pleine largeur ».
Personnaliser avec une couverture et une icône
Personnalisez votre Notion en ajoutant des icônes et des couvertures. Cliquez sur « ajouter des icônes » et « ajouter une couverture » pour choisir ce qui vous convient le mieux.
Utiliser des polices de texte plus agréables
Si vous voulez changer la police de votre texte, allez dans le menu en haut à droite et sélectionnez un autre style de police.
Copier-coller des styles de Notion vers Word
Lorsque vous copiez votre texte de Notion à Word, vous pouvez préserver le style de vos titres car ils sont compatibles avec Word.
Des blocs et des couleurs
Pour ajouter des couleurs aux blocs, sélectionnez le bloc et utilisez la commande / pour ajouter la couleur que vous souhaitez.
Cacher des propriétés dans votre base de donnnées
Si vous ne voulez pas voir certaines propriétés apparaître dans votre base de données, cliquez sur les trois petits points en haut à droite de votre tableau, puis sur Propriétés et décochez les propriétés que vous souhaitez faire disparaître.
N’oubliez pas la table des matières
La table des matières, ou Table of Contents (TOC) sur Notion, est très utile pour se rendre d’une section à l’autre sans avoir besoin de tout relire. Pour l’activer, utilisez la commande /toc.
Les templates : la magie de Notion
Les templates sont très pratiques pour personnaliser votre Notion et gagner du temps. Pour utiliser des templates déjà réalisés, rendez-vous dans la bibliothèque des templates en cliquant sur « Templates » dans la colonne de gauche.
Aller plus loin : les templates bouttons
Configurez votre bouton template avec /template, nommez votre template comme vous le souhaitez, et votre bouton apparaîtra sur votre page. Cliquez dessus pour faire apparaître votre todo list, par exemple, en deux secondes et la dupliquer autant de fois que vous le souhaitez.
Oups, j’ai supprimé une page par Erreur
Pas de panique tout est prévu ! Depuis n’importe quelle page de Notion, cliquez sur les trois petits points en haut à droite pour faire apparaitre le menu. Puis cliquez sur « Show deleted pages » (ou « Page history » en version pro)
Utiliser des templates directement dans vos bases de données
Si vous voulez être encore plus efficace et productif, utilisez des templates dans vos bases de données. Ouvrez une nouvelle fenêtre dans votre base de données, cliquez sur « Nouveau template », nommez votre template et personnalisez votre page. A chaque création d’une nouvelle page dans votre base de données, vous n’aurez qu’à sélectionner votre template pour qu’il s’affiche.
Lier des personnes et des pages avec les références
Avec la mention @, vous pouvez référencer une page ou une personne. Très pratique lorsque vous voulez mentionner le nom d’une personne pour… Voilà, vous avez toutes les astuces pour devenir des pros de Notion !
Verrouiller une page
Si vous voulez limiter les modifications sur une page, vous pouvez la bloquer. Il suffit de cliquer sur les trois petits points en haut à droite de la page et de sélectionner « Bloquer la page ». Comme ça, vous pouvez la partager sans qu’elle soit modifiée.
Exporter des pages en 2 clics
Vous pouvez exporter vos pages en format PDF ou HTML pour les envoyer facilement. Encore une fois, cliquez sur les trois petits points en haut à droite de la page, sélectionnez « Exporter » et choisissez le format.
Travailler avec les CSV : imports, exports,..
Et si vous voulez importer ou exporter des fichiers CSV, c’est facile aussi. Cliquez sur les trois petits points en haut à droite de la page et sélectionnez « Importer » ou « Exporter » et choisissez le format CSV.
Rechercher plus vite
D’abord, la recherche rapide. Plus vous utilisez Notion, plus il y a de pages et plus il est difficile de les trouver. Pour cela, utilisez le raccourci clavier « cmd P » et la fenêtre de recherche s’ouvrira instantanément.
Les historiques de modifications
Ensuite, l’historique des modifications. Notion garde une trace de toutes les modifications effectuées sur une page. Pour y accéder, cliquez sur les trois petits points en haut à droite de la page et sélectionnez « Historique ». Bonus : si vous supprimez quelque chose par erreur, vous pouvez revenir à une version précédente. (Mais ceci n’est possible qu’avec la version payante.)
Intégrer des vidéos
Pour intégrer des vidéos dans votre page Notion, utilisez à nouveau la commande slash et tapez « /vidéo » ou sélectionnez-la dans le menu qui apparaît directement avec la commande slash.
Taguer des pages comme favorites
Ensuite, si vous avez des pages Notion importantes que vous utilisez régulièrement, pensez à les mettre en favoris. Cliquez sur « Favori » en haut à droite de la page et votre page apparaîtra dans la section favoris de votre colonne de gauche.
Permettre le référencement d’une page sur Google
Si vous voulez que votre page soit mieux référencée sur Google, vous pouvez permettre la recherche d’indexation en cochant la case correspondante lorsque vous partagez votre page. Cette option n’est pas gratuite, malheureusement.
Faites vos propres formules personnalisées
Dans votre base de données, vous pouvez ajouter des formules pour réaliser autant de combinaisons que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez réaliser des barres de progression à l’aide de formules pour observer l’avancement de vos projets.
Enfin, si vous utilisez plusieurs espaces de travail sur Notion, vous pouvez passer de l’un à l’autre en appuyant sur « cmd » et le numéro correspondant à votre espace (1, 2, 3…).
Dupliquer des blocs
Si vous cherchez à dupliquer des blocs, vous allez adorer ce raccourci clavier ⌘ D. Vous pouvez l’utiliser autant de fois que vous voulez.
Ajouter des rappels
Et si vous êtes comme moi et que vous avez du mal à retenir toutes vos deadlines, voici une astuce. Utilisez la fonction « remind » (/remind) pour ajouter des rappels à des dates spécifiques. Comme ça, vous n’oublierez plus jamais une date importante.
Le multi-fenêtrage
Pour ceux qui jonglent entre plusieurs espaces de travail, voici un autre raccourci clavier cool ⌘ ⇧ N pour ouvrir deux fenêtres Notion en même temps. Et pour naviguer entre les pages Notion, c’est facile :
Sur Mac, utilisez ⌘~
Sur PC, appuyez sur Alt + tab
Supprimer des éléments ou des lignes
Vous avez du mal à supprimer des éléments ? Vous êtes lassé de cliquer sur le menu déroulant de votre élément pour arriver à vos fins ? Alors cette astuce est pour vous.
Pour supprimer un unique élément, cliquez n’importe ou sur sa ligne, puis coupez la avec votre raccourci clavié préféré (Ctrl + X sur Windows, Cmd + X sur Mac).
Cette astuce marche également sur un ensemble d’éléments qu’il faut au préalable selectionner.
Les synced blocks
Et maintenant, la fonctionnalité que j’adore le plus : les synced blocks. Avec la commande slash /sync ou en la sélectionnant dans le menu avec /, vous pouvez copier des bases de données sur plusieurs pages. Et chaque modification que vous apportez sera automatiquement reflétée dans toutes les copies. C’est juste trop pratique.
Super article
Merci !